Theater glänzen durch Kreativität – doch bei der strategischen Planung hinkt die Branche oft hinterher. Am GRIPS Theater (wie in vielen nicht-kommerziellen Häusern) steht die Kunst im Mittelpunkt. Das zeigt sich auch auf allen Ebenen der Planungsprozesse:
- Vision: Das künstlerische Profil wird intensiv diskutiert, doch mehrjährige strategische Ziele werden nur intuitiv gesetzt und vage fixiert.
- Jahresplanung: Der Spielplan und der Haushalt werden geplant, als Leistungskennzahlen gelten die Anzahl der Neuproduktionen, die Zuschauerzahlen sowie die Ticketeinnahmen – alles ohne Bezug zu übergeordneten Zielen.
- Produktions- und Projektplanung: Der Fokus liegt auf der Erstellung des vorgesehenen Outputs. Der Impact, die Wirkung auf die strategischen Ziele bleibt unbeachtet.
Habt ihr euer Haus hierin auch entdeckt oder euch als Leitung wiedergefunden?
Das Defizit in der strategischen Planung hat Folgen:
- Stagnation statt Wachstum: Ohne klare Vision (jenseits des künstlerischen Profils) bleibt Potenzial ungenutzt.
- Projekte versanden: Fehlende Priorisierung bremst Organisationsentwicklung.
- Mitarbeitenden fehlt die Orientierung: Fehlende Orientierung führt zu Überforderung und demotiviert.
Agile Planungsmethoden setzen auf vier Prinzipien:
- Clear: Visuelle Tools machen Komplexität verständlich.
- Collaborative: Teams entwickeln Strategien gemeinsam.
- Concrete: Fokus auf das Wesentliche
- Continuous: Iteratives Vorgehen und flexible Anpassung an Veränderungen.
Der Adaptive Roadmap Canvas vereint bewährte Methoden in einem ganzheitlichen Instrument für die strategische Planung:
- SWOT/TOWS-Analyse: Marktumfeld und Potenziale werden erfasst.
- Direction Grid: Ziele werden hierarchisch definiert – vom Purpose bis zum operativen Output.
- KANBAN/Product Backlog: Aufgaben werden priorisiert, Fortschritte dokumentiert.
- Review: Learnings fließen direkt in den Prozess ein.
Organisationsentwicklungsprogramme sind in ihrem Aufwand oft schwer einschätzbar. Der genaue Scope wird erst im Prozess festgelegt. Umso wichtiger ist es die Kapazitäten der einzelnen Mitarbeitenden im Blick zu behalten.
Die intuitive Planung am GRIPS führte dazu, dass Mitarbeitende in mehreren Maßnahmen zeitgleich erforderlich waren. So verzögerten sich Projekte, neue Maßnahmen wurden angefangen, bevor andere beendet waren.
Lösungsansätze:
- Ressourcenplan: Dokumentiert, wer in welchen Maßnahmen eingebunden ist.
- Program Increment Planning: Kapazitäten werden nur für 8–12 Wochen geplant – Agilität statt starrem Jahresplan.
- Work-in-Progress Limits: Mitarbeitende legen selbst fest, wann sie Aufgaben annehmen – ggf. mit vereinbartem Zeitrahmen (z. B. 2–4 Stunden).
- Resource Leveling Meetings: Engpässe und Abhängigkeiten werden früh erkannt, Ressourcen neu verteilt.
Mein Angebot: Ich begleite Sie mit dem Adaptive Roadmap Canvas in einem praxiserprobten Workshop. Kontakt: info@mioberatung.de
Artikel auf LinkedIn